PUBLIPOSTAGE

 

PUBLIPOSTAGE

 

Comme son nom l’indique, un publipostage est l’ensemble des opérations à réaliser pour créer une lettre publicitaire (publi) envoyée (postage) à un ensemble de personnes, chaque courrier (pouvant être un mail) étant adapté au destinataire (civilité, nom, adresse, etc.). On appelle également « publipostage » ce courrier.

On peut aussi créer par publipostage étiquettes, enveloppes et répertoire.

 

Nous étudierons le publipostage en prenant le cas courant d’une lettre publicitaire. La réalisation d’un autre type de document ne présente aucune difficulté particulière.

 

La réalisation d’un publipostage requiert :

-        Un 1^er document contenant une source de données, en l’occurrence une liste de destinataires, avec leurs coordonnées.

-        Un 2^ème document, qui sert de base au courrier envoyé.

 

Le publipostage est un 3^ème document constitué à partir des deux fichiers précédents.

Des champs de fusion ont été insérés dans le document de base (courrier dans le cas d’une lettre publicitaire). Ces champs contiennent des données sur les destinataires.

 

1.  LA SOURCE DE DONNEES

 

•      Exemple d’un tableau réalisé sous Word

 

Pour établir le 1^er document, contenant les coordonnées des destinataires, vous pouvez simplement procéder ainsi :

 

-          Créez un nouveau document.

 

-          Insérez un tableau qui contiendra les coordonnées des destinataires : sous l’onglet « Insertion », activez le bouton « Tableau ». 

 

•      Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de coordonnées des destinataires.

Ce tableau doit être le plus simple possible, il n’est que fonctionnel, destiné à la création du publipostage. 

Il ne doit pas y avoir plus d’un paragraphe vide au-dessus du tableau. Vérifiezle en activant le bouton « Afficher tout » ¶.

 

•      Saisissez les étiquettes, en première ligne du tableau. Ce sont les noms des champs : Civilité, Nom, Prénom etc.

 

•      Puis saisissez, ligne par ligne, les coordonnées des destinataires. Utilisez la touche Tab F pour passer d’un champ à l’autre. Chaque ligne constitue un enregistrement.

 

•      Consignes :

◦ Au sein d’une cellule, ne tapez ni la touche Entrée, ni la combinaison
 Maj (Shift) + Entrée.

◦           Peu importe si le texte d’une cellule n’est pas entièrement visible dans la cellule. 

                                    ◦           N’ajoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas de cellules. 

◦           Aucune ligne, aucune colonne ne doit être entièrement vide. En revanche, une cellule peut être vide.

 

-          Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier Mes sources de données du dossier Documents(ouvrez le menu Fichier > « Enregistrer sous ». Dans la rubrique « Liens favoris », cliquez sur Documents. Activez le bouton « Nouveau dossier ». Nommez-le « Mes sources de données ». Cliquez sur Ouvrir, puis sur Enregistrer). 

 

-          Fermez le fichier.

 

Exemple

¶

Civilité¤	Prenom¤	Nom¤	Adresse¤	Code postal¤	Ville¤
Madame¤	Véronique¤	Loiseau¤	5 rue des Mésanges¤	76120¤	Le Beaulieu¤
Monsieur¤	Adrien¤	Victor¤	10 allée du Château¤	56230¤	Villepinte-sur-Mer¤

 

Ce tableau comporte une ligne d’en tête avec 6 champs, et 2 enregistrements de destinataires potentiels (« potentiels » : on verra en effet que les destinataires peuvent être filtrés).

En réalité, bien sûr, un tableau de données comporte de nombreux enregistrements. Deux enregistrements ne justifient pas l’application d’une procédure de publipostage. Le principe restant le même pour deux ou pour mille enregistrements, simplifions-nous la tâche...

 

 Diversité des sources de données

 

On vient de voir l’exemple d’une source de données qui est un tableau réalisé sous Word.

Elle peut être également un tableau Excel, une liste de contacts Outlook (Office 2010, non Outlook Express), une base d’Access ou d’un autre logiciel compatible avec Word.

S’il s’agit d’une liste comportant des dates ou des nombres décimaux, il convient d’activer une option de Word : ouvrez le menu Fichier > Options > Options avancées. Dans la rubrique « Général », cochez la case d’option « Confirmer la conversion de format de fichier lors de l’ouverture ».

 

La source de données peut aussi être créée en cours de publipostage.

 

2.  LE DOCUMENT DE BASE

 

Dans l’exemple pris, le document de base est le courrier à envoyer.

A la différence du tableau, ce document sera transmis. Sa mise en forme doit donc être soignée.

 

Exemple

 

Société Les Jardins Verts¶

18 bd des Platanes¶

16340LA COURONNE¶

Å05 45 99 65 44¶

Ë06 54 65 98 75¶

                                                                 l¶

                                                                ¶

                                                                La Couronne, le 12/05/2010¶

¶

¶

Nous avons le plaisir de vous informer que …¶

 

Laissez le fichier ouvert, et démarrez le publipostage.

 

3.  REALISATION

 

On utilise les commandes de l’onglet « Publipostage ». 

 

•      Démarrage du publipostage, indication du type du document de base

 

Activez le bouton « Démarrer la fusion et le publipostage ».

Cliquez sur le type du document de base(dans l’exemple, « Lettres »).

L’option « Document Word normal » sert à convertir le document de base contenant des champs, en un champ normal, dénué de liens. Présentement, le document de base ne contient pas encore de champ.

 

•      Sélection de la source de données

 

Les données concernant généralement des destinataires de courriers, le bouton à activer a été nommé « Sélection des destinataires ».

Exemple : cliquez sur « Sélection des destinataires », puis sur « Utiliser la liste existante ».Ouvrez le fichier de tableau de données réalisé sous Word (Documents \ Mes sources de données \ nom_du_fichier)

La commande « Entrer une nouvelle liste » permet de créer une liste de données, à partir de la fenêtre « Créer une liste d’adresses ». Utilisez la touche Tab F pour passer d’un champ à l’autre. 

L’activation du bouton « Personnaliser colonnes » permet d’ajouter un champ, de le supprimer, de le renommer ou de le positionner par rapport aux autres champs.

Si l’option « Confirmer la conversion de format de fichier lors de l’ouverture » a été précédemment activée (cf. fin du § 2), Word affiche la fenêtre « Confirmer la source de données ». Cochez « Afficher tout » et sélectionnez dans la liste l’option « via un DDE ».

 

ü Modification de la liste des destinataires

 

Pour modifier la liste des destinataires, affichez la fenêtre « Fusion et publipostage : Destinataires » en activant le bouton « Modifier la liste de destinataires ». Elle contient en ligne d’en-tête les noms des champs (chacun est doté d’un menu déroulant6) puis, sur les

lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est précédé d’une case à cocher þ ).

Explorez-la. 

En cliquant sur la source de données, on peut activer ensuite le bouton « Modifier ».

Vous pouvez trier (par nom, par ville…) et sélectionner les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le courrier (dans l’exemple pris, vous pouvez décider de n’envoyer un courrier qu’aux habitants de la ville « Le Beaulieu »).

Quand un filtre (c’est-à-dire une restriction des destinataires) a été appliqué, la flèche du menu déroulant concerné devient bleutée.

•      Insertion de champs

ü Insertion des champs de fusion

On peut ajouter un à un les champs de la liste des destinataires(dans l’exemple, les champs sont Civilité, Prenom, Nom, Adresse, Code postal et Ville), en activant le bouton « Insérer un champ de fusion », puis les disposer dans le document (ou bien commencer par placer le curseur avant d’insérer le champ). Après sélection par cliqué-glissé, on peut les copier ou les déplacer.

Il est également possible d’insérer « d’un bloc » plusieurs champs à la fois, relatifs au nom, à la fonction, à l’adresse ou au téléphone, en activant le bouton « Bloc d’adresse ». La fenêtre « Insertion du bloc d’adresse » s’affiche. Pour que les champs puissent être insérés, leurs noms doivent correspondre aux noms prédéfinis du bloc d’adresse.

Sinon, cliquez dans la fenêtre sur le bouton « Faire correspondre les champs ». A droite, les champs de la liste des destinataires divergeant de ceux du bloc sont signalés « sans correspondance ». Exemple : au champ « Prenom », faites correspondre le champ « Prénom »  pour qu’il puisse apparaître dans le bloc.

Une fois inséré, pour modifier le champ bloc d’adresse : clic droit dessus > Modification du bloc d’adresse.

Après sélection, les champs peuvent être copiés, déplacés ou supprimés.

Après insertion dans le courrier, les codes des champs peuvent être affichés ou masqués en sélectionnant le courrier (Ctrl + A), puis en tapant Maj (Shift) + F9 (comme pour tout champ). Ou bien : clic droit sur la sélection > « Basculer les codes de champs ».

Les champs de fusion sont nommés « MERGEFIELD ».

ü  Insérer une formule d’appel 

Pour afficher la fenêtre « Insérer une formule d’appel », activez le bouton « Formule d’appel ». Une formule d’appel est par exemple : Madame, Monsieur,

Comme précédemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les mêmes noms que les noms prédéfinis. Sinon, cliquez sur le bouton « Faire correspondre les champs ». Exemple : à « Titre », faites correspondre « Civilité ».

Une fois inséré, pour modifier ce champ : clic droit dessus >« Modifier la formule d’appel ».

Si on affiche les champs (sélection, puis Maj (Shift) + F9), on voit qu’un champ formule d’appel est nommé « GREETINGLINE ».

ü  Insertion d’un champ avec le bouton « Règles »

 

Vous pouvez ajouter d’autres champs, selon certains critères, certaines « règles ».